O que é inventário físico?
O inventário físico é um processo de determinar se as quantidades em estoque são exatas ou se existem diferenças na quantidade mencionada fisicamente presente e aquela mencionada no sistema SAP. Basicamente, depois de concluir o inventário físico, o sistema e os níveis de estoque físico devem ser os mesmos.
É obrigatório por questões legais e, na maioria das vezes, é realizado uma vez por ano.
Para simplificar o processo, verifique o diagrama abaixo, essas são as etapas mais comuns para fazer o inventário físico (não apenas no SAP ERP).
Além dos motivos legais, é extremamente útil ter as quantidades de estoque corretas no sistema de acordo com o estoque físico. A administração pode ter as informações corretas sobre o valor dos materiais em estoque. O ATP para vendas está correto. O MRP é feito usando os parâmetros de entrada corretos (quantidades de estoque de material).
Não ter os níveis de estoque corretos no sistema significa exatamente o contrário. A administração tem uma imagem errada sobre o aspecto financeiro das ações em posse. O ATP usa os dados errados (as vendas podem não conseguir vender algo fisicamente no estoque, mas não existente no sistema, ou o sistema pode permitir a venda de algo que não está fisicamente presente no depósito). O MRP é impreciso (o planejamento da produção e outros processos de planejamento de materiais podem ser um grande problema, pois são obrigados a calcular as necessidades de produção / aquisição com base nos níveis de estoque e várias outras informações).
Agora você vê que ter níveis de estoque claros e corretos é de imensa importância para muitos processos em uma empresa. Agora você verá como o inventário físico é feito no módulo MM.
Tipos de inventário físico
Os seguintes procedimentos de inventário físico podem ser usados no sistema SAP:
- Inventário periódico
- Inventário contínuo
- Contagem cíclica
- Amostragem de inventário
Inventário periódico Na maioria das vezes, as empresas usam esse tipo de inventário. Na maioria dos casos, é feito uma vez por ano e esse tipo de inventário é denominado inventário físico anual. Isso significa que o estoque de material é contado uma vez por ano. Na maioria das vezes no final do ano ou após o término da temporada (em indústrias sazonais).
Inventário contínuo Todos os materiais são contados em algum momento do ano, mas pode ser em qualquer dia marcado. Então podemos contar algum material em fevereiro, outros em abril e assim por diante. Um único material pode ser contado em uma única data. Esse tipo de estoque é utilizado principalmente em depósitos baseados em gerenciamento de depósito, mas também pode ser feito no gerenciamento de estoque.
Contagem cíclica Este tipo de inventário nos permite definir um período para intervalos regulares para o inventário físico no nível do material. Portanto, um material de movimento rápido e de alto valor pode ser contado quatro vezes por ano, enquanto um material de movimento lento e de baixo valor pode ser contado uma vez por ano. O código para isso é definido no mestre de materiais na Visão Centro / Depósito 1, no campo
CC phys. Inv. Ind . Inventário por amostra Apenas alguns materiais selecionados aleatoriamente são contados na data fixada do balanço e se esses materiais mostrarem diferenças pequenas o suficiente, os outros materiais também podem ser considerados como tendo níveis de estoque corretos. Não é realmente usado com tanta frequência, pois é essencialmente uma aproximação, mas em alguns casos pode ser usado se o material e a estrutura do armazém implicarem nisso.
Exploraremos a opção de estoque anual mais comum no tópico a seguir.
Criando Documento de Inventário Físico
O procedimento a seguir pode ser usado na criação e processamento do documento do inventário físico.
Passo 1)
- Execute a transação MI01 .
- Insira a data do documento e a data planejada para contagem (deixe o padrão para hoje).
- Entrar Centro / Depósito / Indicador de estoque especial.
- Escolha se deseja Bloqueio de lançamento (se houver a possibilidade de alguém fazer um lançamento enquanto o inventário físico estiver em andamento, habilite isso - nível do material), Congelar o estoque contábil (o saldo do estoque contábil atual será registrado no documento do inventário físico se esta opção está habilitado), e se você deseja contar lotes com marcação de exclusão (autoexplicativo). Pressione ENTER .
Passo 2)
- Insira o (s) número (s) de material que deseja incluir neste documento de inventário físico.
- Salve os dados da transação.
Você será informado sobre o número do documento do inventário físico recém-criado.
Etapa 3)
Etapa opcional.
- Execute a transação MI02 para fazer alterações no documento (se necessário).
- Clique duas vezes no item se quiser verificar se a contagem já foi feita.
- Se você precisar eliminar o documento, pode definir o código de eliminação.
Passo 4)
Etapa opcional.
- Você pode ver no nível do item que nosso material ainda não foi contado.
Etapa 5)
Etapa opcional.
- No nível do cabeçalho, você pode processar os dados entrados durante a criação do documento do inventário físico.
Agora você concluiu a criação (e a modificação do documento do inventário físico). Você pode exibir o documento com o código de transação MI03 .
Inserindo os resultados da contagem
No tópico a seguir, mostrarei como você pode inserir os resultados da contagem no documento do inventário físico.
O processo é bastante fácil, mas precisa ser executado com precisão porque o erro ao inserir a contagem resulta em saldos de estoque ruins posteriormente. Portanto, há grande necessidade de que o processo de contagem, bem como o processo de entrada, sejam precisos.
Passo 1)
- Execute o código de transação MI04.
- Insira o número do documento físico e o ano fiscal.
- Insira a data de contagem se for diferente da sugerida.
- Insira a porcentagem de variação. Isso significa que se você tinha 100 peças em estoque antes do processo de inventário físico e entra 107 peças como resultado da contagem, será informado com uma mensagem de aviso da diferença entre a quantidade em estoque anterior e a quantidade contada . Pressione ENTER .
Passo 2)
- Insira a quantidade que é contada para este material.
- Pressione Enter.
You will be informed that there is a quantity difference of 20 pcs, if you haven't made a mistake while entering the quantity, you can bypass the warning by pressing ENTER. If you made a mistake while entering the quantity, you can correct the entry (124 pcs in my case) and hit ENTER again.
If you get the warning message, and you think that there might be a mistake in the counting process, you can recount the item again and correct the results (check out MI05 transaction code, and MI11 if needed).
After I have corrected my entry to 124 pcs, I will save the transaction data.
Posting the Differences
After you have possibly recounted and reentered quantity information for problematic materials, you can post the differences by using the transaction MI07.
Step 1)
- Execute the transaction MI07.
- Enter your physical inventory and fiscal year.
- Enter posting date. Goods posting will be done according to this date. Some companies use 31.12. In the annual physical inventory as the last day of fiscal year.
- You can use the threshold value to enter the maximum allowed differences value in local currency. If you don't want a limit leave this field blank. In order for this to work, materials need to have the standard or variable price maintained.
- Press ENTER.
Step 2)
- You can see the difference quantity. This means that we have found 4 pieces more than it was previously stated in the system.
- Value isn't shown as our controlling/accounting department didn't yet release the prices for this material. This needs to be done in a production environment. You cannot post a difference of 4 pieces with the respective value of 0,00 Eur.
We can see that our posting is done by creating the resulting material document 4900547510.
Step 3)
Optional.
We can check the material document in MB03.
- We can see a quantity of 4 pcs in the material document.
- Movement type used for goods receipt from physical inventory difference posting is 701.
This means that 4 pieces are added to the inventory.
For a reference of standard movement types, used for physical inventory, see the below table.
- 701 - Goods Receipt for unrestricted stock
- 702 - Goods Issue for unrestricted stock
- 703 - Goods Receipt for quality inspection stock
- 704 - Goods Issue for quality inspection stock
- 707 - Goods Receipt for blocked stock
- 708 - Goods Issue for blocked stock
You are done with physical inventory. You can now continue with regular warehouse activities.