Neste tutorial, criaremos um sistema de ponto de venda simples para uma loja de varejo fictícia. O sistema será usado pela equipe operacional para registrar as transações de negócios do dia a dia, a equipe tática também usará o sistema para monitorar o desempenho atual da loja de varejo.
O sistema terá a capacidade de exportar dados para o Excel. O Excel será usado como uma ferramenta de sistema de apoio à decisão para analisar os dados. Os dados do Excel também podem ser combinados com dados de outras fontes.
Componentes MIS da loja de varejo
1. Procedimentos de negócios
Os procedimentos de negócios definem como as transações de negócios do dia a dia devem ser conduzidas. O sistema de ponto de venda será usado para registrar as vendas diárias.
A lista a seguir descreve as atividades a serem realizadas quando um cliente compra um item
- O cliente apresenta os itens a serem comprados na caixa registradora
- Caixa procura o sistema para o item apresentado no sistema para recuperar o preço
- O caixa insere a quantidade do item comprado e o sistema calcula o custo total. Este processo é repetido para todos os itens comprados
- Se um caixa adicionar incorretamente um item ou quantidade de item no sistema, ele deve ser capaz de removê-lo se o pagamento ainda não tiver sido lançado. Se o pagamento foi lançado, o caixa não deve ser capaz de remover nada.
- Depois de verificar a fatura total do cliente, o sistema deve permitir que o caixa registre o pagamento do cliente e imprima um recibo para o cliente.
2. Pessoas
Os usuários que utilizarão o sistema serão caixas, contadores e usuários de controle de estoque. Todos os usuários devem estar literalmente no computador e ser treinados no uso do sistema de ponto de venda.
3. Hardware
O sistema do ponto de venda terá o Microsoft Access como mecanismo de banco de dados. O Microsoft Access é um mecanismo de banco de dados autônomo e, como tal, o sistema será executado em um único computador. O computador usado deverá ter as seguintes especificações.
- Um mínimo de 1 GB de RAM
- Um mínimo de 10 GB de espaço de armazenamento livre na unidade local onde o banco de dados estará
- O computador deve executar um sistema operacional baseado em Windows com pelo menos Windows XP e superior
- A velocidade do processador deve ter no mínimo 1 GHz
4. Software
O computador que será usado com o sistema deve ter as seguintes especificações mínimas.
- Sistema operacional baseado em Microsoft
- Pacote Microsoft Office (especificamente Microsoft Word e Microsoft Access)
5. Dados
As transações comerciais do dia a dia serão armazenadas em um banco de dados do Microsoft Access.
Dicionário de banco de dados de ponto de venda
Um dicionário de banco de dados descreve os campos do banco de dados, o que eles fazem e o tipo de dados.
A seguir descreve as tabelas que teremos em nosso banco de dados. Para simplificar, manteremos o número de tabelas em apenas quatro (4).
Tabela de Produtos
| S / N | Nome do Campo | Tipo de dados | Descrição |
|---|---|---|---|
| 1 | eu ia | Numérico | Gravar chave primária |
| 2 | Nome do Produto | Fragmento | Nome do produto |
| 3 | Preço | Numérico | O preço do produto |
| 4 | Quantity_at_hand | Numérico | Quantidade disponível em qualquer momento |
| 5 | Recommended_supplier_id | Numérico | Chave estrangeira com link para a tabela de fornecedores |
Tabela de Clientes
| S / N | Nome do Campo | Tipo de dados | Descrição |
|---|---|---|---|
| 1 | eu ia | Numérico | Gravar chave primária |
| 2 | Nome do cliente | Fragmento | Nome do cliente |
| 3 | Total de Compras | Numérico | Valor acumulado do total de vendas para o cliente específico |
Tabela de Fornecedores
| S / N | Nome do Campo | Tipo de dados | Descrição |
|---|---|---|---|
| 1 | eu ia | Numérico | Gravar chave primária |
| 2 | Nome do Fornecedor | Fragmento | Nome do cliente |
| 3 | Número de contato | Numérico | Número de contato do fornecedor |
| 4 | Endereço de email | Fragmento | Endereço de email para o fornecedor |
Tabela de Vendas
| S / N | Nome do Campo | Tipo de dados | Descrição |
|---|---|---|---|
| 1 | eu ia | Numérico | Gravar chave primária |
| 2 | Identificação do Cliente | Numérico | Identificador único do cliente |
| 3 | Transaction_date | Encontro | A data em que a transação foi registrada |
| 4 | Quantia paga | Numérico | Valor total da compra |
| 5 | Pago | boleano | Campo booleano que mostra se um cliente pagou ou não |
Tabela de Detalhes de Vendas
| S / N | Nome do Campo | Tipo de dados | Descrição |
|---|---|---|---|
| 1 | eu ia | Numérico | Gravar chave primária |
| 2 | sales_id | Numérico | Identificador único do cliente |
| 3 | ID do produto | Encontro | A data em que a transação foi registrada |
| 4 | quantidade | Numérico | Valor total da compra |
| 5 | Pago | boleano | Campo booleano que mostra se um cliente pagou ou não |
Diagrama de relacionamento de entidade de banco de dados de ponto de venda
O diagrama de relacionamento da entidade mostra o relacionamento entre as tabelas no banco de dados. A tabela a seguir descreve os relacionamentos entre as tabelas do banco de dados
| S / N | Relação | Primário | Chave estrangeira | Natureza do relacionamento |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Produtos para Vendas | Id em produtos | Product_id em vendas | 1 para muitos |
| 2 | Vendas para clientes | Id em clientes | Customer_id em vendas | Muitos para muitos |
| 3 | Produtos para fornecedores | Id em fornecedores | Recomendado_id_fornecedor em produtos | Muitos para 1 |
A imagem a seguir mostra as relações entre as tabelas em nosso banco de dados.
Como uma transação é processada no sistema
- O sistema recupera todos os registros do cliente da tabela de clientes e preenche a lista suspensa
- O caixa clica no botão de nova transação. Isso cria um novo registro na tabela de vendas e gera um id de transação.
- O sistema recupera todos os produtos da tabela de produtos e preenche a lista suspensa
- O caixa seleciona um produto na lista suspensa. O sistema mantém a identificação do produto e o preço do item atual.
- O caixa insere a quantidade comprada. O sistema calcula o subtotal com base no preço armazenado e na quantidade inserida. Este processo é repetido até que todos os produtos sejam lançados no sistema.
- O caixa insere o valor que o cliente pagou. O sistema calcula a mudança se o cliente pagar mais do que o preço.
- Caixa clica no botão pós-pagamento. O sistema atualiza o;
- quantidade de produto disponível na tabela de produtos
- atualiza o campo do valor pago e marca a transação como paga na tabela de vendas
- atualiza o campo total de compras na tabela de clientes
Capturas de tela da interface gráfica do usuário do ponto de venda
Janela principal do sistema - este é o ponto de entrada no sistema. Ele permite aos usuários inserir dados, processar transações, imprimir relatórios e exportar dados de vendas para o Excel para análise posterior.
Aqui, demonstramos várias janelas de entrada de dados usadas durante o PDV, para dar uma visão geral do campo que é preenchido durante a execução da transação.
Janela de ponto de venda usada por caixas em caixas eletrônicos
A interface do usuário foi projetada de forma a orientar o caixa através das etapas envolvidas na publicação de uma transação de compra bem-sucedida.
Janela de entrada de dados do cliente
Janela de entrada de dados de produtos
Resumo
Este tutorial mostra as etapas práticas envolvidas no desenvolvimento de um sistema de informação e explica um protótipo de um sistema POS (ponto de venda). O sistema foi desenvolvido em Visual Basic for Applications (VBA) no Microsoft Access.
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