Existem vários tipos de correspondência padrão disponíveis, como impressão de faturas, extrato de conta, etc. Tipos de correspondência personalizados também podem ser criados.
As correspondências podem ser criadas no momento do processamento de uma transação comercial específica ou em um estágio posterior para lançamentos de transação já criados.
A correspondência pode ser enviada ao cliente / fornecedor em vários formatos, como e-mail e fax. A correspondência consiste basicamente em cartas, etc., que são enviadas do SAP para o fornecedor / cliente, etc.
A correspondência pode ser criada individual ou coletivamente, ad-hoc ou via batch job automatizado.
Neste tutorial, você aprenderá-
- Tipos de correspondência
- Configurações de correspondência
- Geração de Correspondência
- Impressão de correspondência
- Correspondência via e-mail
Tipos de correspondência
A seguir está uma lista de exemplos de vários tipos de correspondência padrão, que podem ser copiados para criar um formulário personalizado específico, programa, etc.
| Tipo de Correspondência | Descrição de Correspondência | Programa de impressão | Dados requeridos | Exemplo de formulário de script SAP padrão |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Avisos de pagamento | RFKORD00 | Número do documento | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Extratos de conta | RFKORD10 | Número da conta e data | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Extratos de cobrança de letras de câmbio | RFKORD20 | Número do documento | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Documentos internos | RFKORD30 | Número do documento | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Cartas individuais | RFKORD40 | Número da conta | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Extratos de documentos | RFKORD50 | Número do documento | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Declarações de clientes | RFKORD11 | Número e data do cliente | F140_CUS_STAT_01 |
Configurações de correspondência
A configuração da correspondência no SAP pode ser realizada nas seguintes etapas abaixo
Etapa 1) Definir o tipo de correspondência
Caminho: - SPRO> Contabilidade Financeira (Nova)> Contas a Receber e Contas a Pagar> Contas do Cliente> Itens de Linha> Correspondência> Fazer e Verificar Configurações para Correspondência> Definir Tipos de Correspondência
Código de transação: - OB77
Aqui, vários tipos de correspondência standard SAP estão disponíveis. Você também pode criar seus tipos de correspondência personalizados. Você pode especificar quais dados são necessários para gerar uma correspondência, por exemplo, para o extrato da conta, você pode especificar que o cadastro do cliente / fornecedor é necessário para o extrato. Além disso, você pode especificar os parâmetros de data e o texto a ser exibido para a seleção de data.
Etapa 2) Atribuir Programa ao Tipo de Correspondência
Caminho: -SPRO> Contabilidade Financeira (Nova)> Contas a Receber e Contas a Pagar> Contas do Cliente> Itens de Linha> Correspondência> Fazer e Verificar Configurações para Correspondência> Atribuir Programas para Tipos de Correspondência
Código de transação: - OB78
Aqui você precisa vincular o programa gerador de correspondência ao tipo de correspondência. Você também pode especificar programas diferentes para empresas diferentes. (Além disso, você pode especificar a variante padrão aqui para o programa executar. Você pode criar essa variante a partir da transação SE38 / SA38 para o programa.)
Você também pode criar seu próprio programa personalizado como uma cópia do programa padrão e pode fazer alterações adequadas para atender a qualquer necessidade específica de seu cliente.
Etapa 3) Determinar as funções de chamada para o tipo de correspondência
Caminho: -SPRO> Contabilidade Financeira (Nova)> Contas a Receber e Contas a Pagar> Contas do Cliente> Itens de Linha> Correspondência> Fazer e Verificar Configurações para Correspondência> Determinar Funções de Chamada
Código de transação: - OB79
Aqui você precisa especificar em que momento você pode gerar o tipo de correspondência particular. Você também pode especificar uma configuração diferente para diferentes empresas. As várias opções disponíveis são: -
- No momento da entrada do documento (por exemplo, FB50, FB60, etc.)
- No momento de lançar pagamentos (por exemplo, F-28, F-26, etc.)
- No momento da exibição ou alteração do documento (por exemplo, FB02, FB03, etc.)
- No momento da exibição da conta (por exemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)
Etapa 4) Atribuir formulário de correspondência ao programa de impressão de correspondência
Caminho: -SPRO> Contabilidade Financeira (Nova)> Contas a Receber e Contas a Pagar> Contas do Cliente> Correspondência de Itens de Linha> Fazer e Verificar Configurações para Correspondência> Definir Nomes de Formulários para Impressão de Correspondência
Código de transação: - OB96
Aqui você precisa especificar qual definição de formulário será usada pelo programa de impressão de correspondência. Você também pode especificar uma configuração diferente para diferentes empresas. (O formulário SAP Script é definido usando a transação SE71 , onde os vários dados são organizados no formato de saída para serem processados. Este formulário SAP Script define o layout na saída.)
Você também pode usar IDs de formulário de dois dígitos, por meio dos quais você pode chamar formulários diferentes para IDs de formulário diferentes na mesma empresa.
Este formulário de identificação pode ser fornecido na tela de seleção do programa de impressão que gera a correspondência. Você pode selecionar apenas um ID de formulário por vez para um tipo de correspondência. Você pode criar vários tipos de correspondência, disparando diferentes ids de formulário.
Etapa 5) Definir detalhes do remetente para correspondência
Caminho: -SPRO> Contabilidade Financeira (Nova)> Contas a Receber e Contas a Pagar> Contas do Cliente> Itens de Linha> Correspondência> Fazer e Verificar Configurações para Correspondência> Definir Detalhes do Remetente para Formulário de Correspondência
Código de transação: - OBB1
Você pode vincular aqui os detalhes de cabeçalho, rodapé, assinatura e remetente. Este texto é definido usando a transação SO10 com o ID do texto como link acima (por exemplo, ADRS). Você também pode especificar uma configuração diferente para empresas diferentes. (Também pode ser definida uma variante de remetente de dois dígitos, que pode ser fornecida aos parâmetros de seleção do programa de impressão. Isso permitirá diferentes detalhes de remetente dentro da mesma empresa.)
Etapa 6) Definir variantes de classificação para correspondência
Caminho: -SPRO> Contabilidade Financeira (Nova)> Contas a Receber e Contas a Pagar> Contas do Cliente> Itens de Linha> Correspondência> Fazer e Verificar Configurações para Correspondência> Definir Variantes de Classificação para Correspondência
Código de transação: - O7S4
Você pode especificar aqui a ordem em que as cartas de correspondência serão geradas. Por exemplo, se você estiver gerando extrato de conta para vários fornecedores, os fornecedores serão classificados nesta ordem e a carta será gerada. Essa variante de ordenação pode ser fornecida na tela de seleção do programa de impressão que gera correspondência.
Etapa 7) Definir variantes de classificação para itens de linha na correspondência
Caminho: -SPRO> Contabilidade Financeira (Nova)> Contas a Receber e Contas a Pagar> Contas do Cliente> Itens de Linha> Correspondência> Fazer e Verificar Configurações para Correspondência> Definir Variantes de Classificação para Itens de Linha
Código de transação: - O7S6
Você pode especificar aqui a ordem em que as várias partidas individuais aparecerão nas cartas de correspondência. Por exemplo, se o extrato da conta de um fornecedor tiver várias faturas, as faturas serão classificadas neste pedido e, em seguida, a carta será gerada.
Essa variante de ordenação pode ser fornecida na tela de seleção do programa de impressão que gera correspondência.
Geração de Correspondência
Conforme mostrado anteriormente, também durante a configuração do ponto de chamada, a correspondência pode ser gerada nos momentos abaixo: -
- No momento da entrada do documento (por exemplo, FB50, FB60, etc.)
- No momento de lançar pagamentos (por exemplo, F-28, F-26, etc.)
- No momento da exibição ou alteração do documento (por exemplo, FB02, FB03, etc.)
- No momento da exibição da conta (por exemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)
A correspondência pode ser gerada para um determinado documento ou para a conta do (s) fornecedor (es) / cliente (s). Os slides subsequentes explicarão a geração de correspondência de diferentes maneiras e sua impressão.
Geração de correspondência (Método A): -
A correspondência pode ser gerada enquanto você cria, altera ou exibe o documento.
Para isso, vá para Ambiente> Correspondência e selecione o tipo de correspondência relevante, por exemplo, consulte a tela abaixo na criação de fatura do cliente FB70 : -
Da mesma forma, você pode criar a correspondência de exibição de documento / alteração da transação, como em FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, etc.
Geração de correspondência (Método B)
Para documentos contábeis existentes, você pode usar o código de transação FB12 .
A seguir entrando com o código da empresa, solicitará o tipo de correspondência. Selecione Tipo de correspondência e será solicitado que você insira o número do documento / número da conta. etc. com base na configuração do tipo de correspondência. Depois disso, a correspondência é solicitada.
Geração de correspondência (Método C)
A partir da transação F.27, você pode gerar a correspondência (Extrato da conta) para fornecedor (es) / cliente (s).
Aqui, "Código no registro mestre", o valor fornecido deve coincidir com o valor fornecido no cadastro do cliente / fornecedor> Código da empresa> Correspondência.
Se você marcar a caixa de seleção "Solicitação individual", se o mesmo fornecedor / cliente tiver itens de linha em várias empresas, será gerado um extrato separado para cada empresa.
Impressão de correspondência
Impressão de correspondência (Método A): -
Use o código de transação F.61 para imprimir o tipo de correspondência relevante já gerado. Na execução, ele simplesmente imprimirá a correspondência (se e-mail / fax, etc. estiver configurado, a saída será gerada nesse formato)
Impressão de correspondência (Método B): -
A partir da transação F.64 , você pode ver a carta de correspondência (spool) gerada e pode imprimi-la. (A diferença de F.61 é que em F.64 você também pode fazer outras operações (como excluir, visualizar impressão, etc.) para a solicitação de correspondência já gerada.
O spool gerado pode ser visto e impresso na transação SP02 ou Sistema> Solicitação de spool próprio.
Correspondência via e-mail
Mantenha o endereço de e-mail na configuração em cliente / fornecedor mestre> Dados gerais> Guia Endereço> Comunicação e selecione o método de comunicação como e-mail.
Além disso, mantenha a id do e-mail no cadastro do cliente / fornecedor> Dados da empresa> Guia Correspondência.
Em seguida, a correspondência para este cliente / fornecedor será gerada em formato de e-mail em vez de saída de impressão (levando em consideração a configuração de saída de usuário feita para determinar o método de comunicação na saída de usuário fornecida no próximo slide.)
(Observação: da mesma forma, você pode definir a saída de fax selecionando a comunicação padrão como FAX e mantendo o número do fax)
Este artigo é uma contribuição de Manisha Singh